Un paciente que olvida su cita deja un hueco en la agenda que ya no se puede aprovechar. Y otro paciente que quería venir antes se queda esperando. Un buen sistema de recordatorios ayuda a que eso pase menos y a que la agenda se mueva con tiempo cuando alguien no puede venir.
Por qué merece la pena recordar las citas
- Las citas dentales se suelen dar con semanas de antelación, y es fácil olvidarlas.
- Un recordatorio da al paciente la ocasión de avisar si no puede venir.
- Si avisa con tiempo, la clínica puede ofrecer ese hueco a otra persona.
Qué canal usar
Llamada de teléfono
Es la más personal, pero ocupa mucho tiempo de recepción y muchas veces el paciente no lo coge.
SMS
Llega a cualquier móvil, sin necesidad de aplicaciones. Es corto y directo. El paciente puede responder o llamar si necesita cambiar la cita.
Es el canal que más usan muchos pacientes en su día a día. Permite incluir botones para que el paciente confirme o cancele con un toque. Según las normas de WhatsApp Business, el paciente tiene que haber aceptado antes recibir mensajes de la clínica por ese canal.
Cuándo enviarlo
No hay una regla única. Hay clínicas que prefieren avisar el día anterior y otras unas horas antes. Piensa en tus pacientes: si muchos vienen desde lejos o tienen que organizarse con el trabajo, avisa con más margen. Si son citas cortas y cercanas, basta con unas horas antes.
Qué decir en el mensaje
Corto, claro y con lo imprescindible:
Hola, [nombre]. Te recordamos tu cita en [clínica] el [día] a las [hora]. Si no puedes venir, avísanos respondiendo a este mensaje o llamando al [teléfono]. ¡Gracias!
Si usas WhatsApp con botones:
Hola, [nombre]. Tienes cita en [clínica] el [día] a las [hora]. ¿Nos confirmas?
ConfirmoNo podré ir
Evita incluir en el mensaje información sobre el tratamiento: basta con el día, la hora y el nombre de la clínica.
Qué hacer cuando alguien cancela
El recordatorio solo sirve si la cancelación llega a quien gestiona la agenda. Decide de antemano:
- quién recibe el aviso de que un paciente no viene;
- cómo se libera el hueco en la agenda;
- a quién se le ofrece ese hueco (por ejemplo, a pacientes en lista de espera).
Cómo automatizarlo
Enviar recordatorios a mano, uno a uno, ocupa mucho tiempo de recepción. Se puede automatizar para que:
- cada cita reciba su recordatorio sin que nadie tenga que acordarse;
- las confirmaciones y cancelaciones queden registradas;
- recepción reciba un aviso cuando alguien cancela.
Antes de empezar, revisa con tu asesor cómo tratar los datos de tus pacientes en los mensajes.
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